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沙市区政府采购中心内部控制制度

来源:, 被阅读4327次,日期:2017-05-30【打印】【关闭窗口
  

根据工作需要,结合单位实际,特制定以下内部控制制度:

一、岗位工作责任制 

政府采购中心的工作主要包括负责人、采购受理、采购操作、履约验收四个岗位。

1.负责人岗位的主要工作是:人员管理,制度建设,岗位培训,业绩考核,签批对外文书,审核报告。

2.采购受理岗位主要工作是:接受采购人委托、审核项目资料、根据项目的特点、类别、合理确定项目负责人、协调采购会议时间安排、采购文件审核、发送中标通知书等。

3.采购操作岗位主要工作是:沟通采购人、发布采购信息、制作并发售采购文件、组织评标活动、整理已办结项目档案等。

4.履约验收岗位主要工作是:督促、指导和服务采购人签订采购合同;对重大的集中采购项目,与采购人共同组织有关技术专家进行验收、制作验收报告;一般项目由采购人验收并填制合同履行情况表作为验收报告;受理质疑和投诉。

5.工作岗位相互分离,各负其责,互相制约与制衡。即采购受理岗位不负责采购操作和档案管理;采购操作岗位不负责履约验收和档案管理,履约验收岗位不经办采购受理和档案管理。

二、回避和轮岗制度
1.建立回避制度。 在政府采购活动中,采购人员及相关人员(包括招标采

购中评标委员会的组成人员、竞争性谈判中谈判小组的组成人员、询价采购中询价小组的组成人员)与供应商有利害关系的,必须回避;

2.建立轮岗制度。采购中心受理业务后,对中心人员工作分配要全面,工程、货物和服务类都要经手,大、小项目尽量平均,促进全体人员都能掌握采购操作的全流程业务。

三、首问责任制

1.首问接待人,属于职责范围内的,应及时予以答复和办理,并一次告知所需提交的申报材料、办理程序、承诺时限、收费标准、办事依据,对材料不齐或不符合法定形式,应一次性告知需补充的全部内容,对不能办理的,必须一次性告知申请人不能办理的依据和理由。

2.首问接待人,不属于职责范围内的,应明确告知其办理其办理责任科室和责任人

四、限时办结制

1.区采购中心工作人员受理工作事项,应严格按照沙市区政府采购流程管理制度规定的时限内完成

2.无正当理由不准延时办理。如遇特殊情况,须申报中心负责人批准,并告知申请人延时的理由和具体时间。

五、责任追究制

1、区政府采购中心工作人员由于主观故意或自身行为过失违反法律、法规和规章制度的规定,从而导致违反程序发生错误或有失公正,应追究过失责任

2、过责任的追究,坚持实事求是行政处罚相适应的原则。

3、责任追究由区政府采购中心和相关监督部门共同调查处理。

、文明办公制度 

1.实行政治和业务学习制度。每周除参加区政府办公室统一组织的政治学习外,每月还安排两个下午,组织全体人员进行业务学习,特别是学习与政府采购相关的法律、法规,进一步提高工作人员的政策业务水平。

    2.提倡文明用语,对来电来访者,应做到热情、大方、得体,一律使用文明语言,树立良好服务观念。 

    3.严格执行考勤制度。全体人员应遵守作息时间,坚守岗位,做到不无故迟到、早退和旷工,请假须按规定办理。工作期间一律不得从事与工作无关的事情,比如上网淘宝、炒股、打游戏、看电视剧等等。 

    4.注意安全和保密。平时注意保管文件、资料和办公用品,重要文件及时归档,对涉及国家机密、工作秘密、供应商的商业秘密,必须妥善保管,不得泄露。 

5.厉行节约,反对浪费,杜绝一切不必要的开支,自觉爱护公共财物,努力减低采购成本。 

、印章管理制度 

1.日常工作所需,比如招标文件、中标通知书、网员证办理等,需启用印章,采取登记制,经办人在“公章使用登记表”上签字并填写清楚文件材料名称、份数、时间和需要说明的事项,确保无误后盖章。

2.其余事项需盖章,采取审批加登记制。需要履行审批手续,经审批同意后在“公章使用登记表”处填写清楚相关事项后盖章。

3.单位公章由专人负责管理,财务印章由财务人员负责管理,未经单位负责人批准不得私自转交他人代管,凡是出现未经单位负责人同意后盖章的情况,责任由公章管理人员自行承担。

、档案管理制度 

1.文书档案和专业档案应按照档案资料的内容进行收集整理,编写归档目录,交由档案室登记装订保存。文书档案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷、归档工作,专业档案一般在项目完成后一周内归档。声像档案随时归档。

2.档案人员要严格执行档案的查借阅制度,任何单位或个人借阅、复印档案资料,均需填写《档案查询申请表》,经单位负责人签字批准方可查阅,借出的档案要及时归档、核实。 

3.档案人员要增强保密观念,经常检查设施安全保密情况;离开档案室时,必须锁好文件资料柜,关好门窗。 

4.销毁档案要登记造册,须经单位负责人签字批准后方能进行,销毁时要有监销人,并履行签字手续。

5.档案人员熟悉档案库藏情况,完善档案检索工具,对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对,切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光、卫生等工作,室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

、财务管理制度 

1.财务报销程序

    ①.报销人需把报销的票据整理完整。

    ②.报销票据上应由承办人用钢笔或碳素笔签字,标明经手人。

    ③.会计人员必须认真审核原始票据的合法性,大小金额是否一致,戳记是否清晰等。对不真实、不合法的原始凭证,有权拒绝办理,并向单位负责人说明情况。

    ④.财务人员审核领导签字、财务印章及报销金额,据实予以报销。

    ⑤.聘请的专家在参加政府采购中,如需申请工作用餐、去现场勘察或制定技术参数所发生的费用,必须如实的填报审批单、报销单,由项目负责人签字确认,经主任审批后,财务人员方可报销。

    ⑥.所有报销票据、财政授权支付票据、报销审批单,均需单位负责人签字后加盖财务公章及法人私章,方可生效使用。

2.收取、退付保证金工作程序

    ①.投标及履约保证金的收取

    供应商前来交纳保证金时,要核实缴款人公司名称及办理人员身份证明、开具湖北省非税收入一般缴款书,进行收款、盖章,并将票据交给交款人。不接受以个人名义和现金形式交纳的保证金。

    ②.投标及履约保证金的退付   

    根据申请退款人提交的领款单,核实项目负责人、档案管理人员签字及退款信息(注意核实退款信息必须与缴款人一致,否则有权拒绝办理),且核实并完善相关手续后办理退款事宜。一律以转账方式退还,不退付现金。

、廉政管理制度 

严格实行工作人员廉政八不准:

    1、不准违反工作程序,违规操作;

    2、不准滥用职权、以权谋私、玩忽职守、徇私舞弊;

    3、不准在工作中扯皮、推诿或无故拖延;

    4、不准在政府采购过程中替供应商向招标代理机构、采购人或评标人员说情、打招呼。

    5、不准将招标保密事宜透露给他人;

    6、不准利用职务之便接受采购人和供应商的财物或其他好处;

    7、不准与采购人或供应商串通进行损害第三方利益的活动;

    8、不准从事有损于政府采购形象的一切活动。

主办:沙市区人民政府办公室 承办:沙市区新闻和信息中心
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